يتبع لجامعة دمشق الكثير من الكليات والتي تحوي بياناتها الخاصة، من هنا جاءت الحاجة لدراسة سير إجراءات العمل ضمن الكليات والجامعة بهدف أتمتتها.
قمنا بدراسة سير إجراءات العمل وبناء قاعدة بيانات موحدة لتكون نواة لأتمتة جامعة دمشق بالكامل وذلك للانتقال إلى بيئة تعمل إلكترونياً بكافة مديرياتها والكليات والمعاهد والمراكز التابعة لها
تعاني جامعة دمشق من العمل الورقي المرهق، والذي يمكن أن يتأخر لأيام أو حتى أسابيع لمعاملة ورقية بسيطة.
كما أن بياناتها متناثرة وغير متسقة مع بعضها عبر أنظمة فرعية متعددة، كل نظام منها مخصص لمؤسسة واحدة ولا يرتبط بأي مؤسسة أخرى.
حتى المعاملات نفسها تنفذ بشكل مختلف بين منشآتها المختلفة.
هذا المشروع هو دراسة إجراءات العمليات وسير العمل بين جميع الكليات والمنشآت والأقسام في جامعة دمشق.
تم جمع الكثير من المعلومات من موظفي الجامعة ومديريها، مع العديد من خطوات التحقق للتأكد من أنها كاملة ودقيقة. تم تقديم إجراءات العمل باستخدام رسوم BPMN البيانية لتوضيح خطوات كل إجراء والتفاصيل التي يمكن تحسينها في العملية (تم رسم ومراجعة أكثر من 1000 رسم بياني).
وقد أنشئت قاعدة بيانات موحدة لربط البيانات وتوحيدها، وأصبح الوصول إليها متاحاً استناداً إلى الأذونات المملوكة لكل مستخدم ولكل منشأة ولكل كيان.
تتمثل الرؤية النهائية لهذا المشروع في استغلال قاعدة البيانات الموحدة لجعل العمل الورقي المرهق آلياً بالكامل.